作為秘書，還要時刻保持充沛的精力。圖為一健身俱樂部內，白領學員在集體練習動感單車項目。新華社

現代企業的秘書人才，不僅要具備基本的職業道德、社交禮儀、各類公文寫作、掌握一門外語，還要瞭解有關公司法、合同法的法律法規，熟悉經濟管理、理解企業文化，有的甚至要具備駕車、跳舞、精通老闆喜愛的體育項目等各種特有素質。由於一個合格的秘書對企業來說如此重要，秘書的功能正在從原先的被動聽令，向現在的“主動執行人”轉變。

      4月27日，Sabrina一早上班時就向老闆提醒了當日的行程，“上午見客戶，下午開董事會，晚上——我帶你去參加晚宴！”聰明的老闆抬頭看了一下日曆，隨即開心地點點頭“Sabrina，午餐我請客，秘書節快樂！”
      在廣州市科爾海悅酒店舉辦的商務酒會上，Sabrina和各大公司的數十位秘書帶著家人和老闆一同歡歌笑語、縱情歌舞，在釋放了一年工作中的緊張和辛苦的同時，將身為秘書的自信和自豪漂亮地寫在臉上。“這是我們第二年正式以商務酒會的形式慶祝國際秘書節，其實這個節日早在1950年代就已經成型。”科爾海悅酒店副總經理黃偉基透露，時至今日，世界上很多地方都慶祝“秘書節”，而在中國，從外企開始，秘書節開始逐漸風行於各大企業，而星級酒店由於與秘書們平日業務聯繫密切，因此對這一節日分外重視、視為傳統。
      黃偉基介紹道，一些酒店會給合作伙伴的秘書贈送花籃、水果和小禮物，而他們從去年開始，決議採取“讓秘書帶老闆來晚宴”的方式，用輕鬆和諧的氛圍和暢快的溝通，對秘書的工作進行獎勵。
      “優秀的秘書通常是老闆最好的工作夥伴：不僅要求秘書擁有熟練的專業技能，而且一定要踏實肯幹，全面負責公司的各項業務。我個人還要求秘書具備‘三心’，即：細心、貼心和耐心。”黃偉基介紹道，這或許就是為什麼沒有‘國際CEO’節，卻有‘國際秘書節’最主要的原因吧！”
      據《廣州日報》報道，“經理人好找，秘書難求，在中國找一個有10年從業經驗的秘書實在太難了！”不少人力資源主管都這樣感歎，如今秘書的功能也發生了變化，從原先的被動聽令，向現在的“主動執行人”轉變。從能力上來說，秘書逐漸細分為不同層級，最高層級的有董事會秘書，相當於高級經理人的職位。

      打響信任“頭一炮”
      今年28歲的薛娜工作6年，混跡於秘書行列4年。薛娜年紀不大，舉手投足卻透著十成的穩重，雖然如今每天上上下下連軸轉的忙活，辛苦難免，但她沒有絲毫抱怨，“最難的是剛開始做時，要憑借你的悟性取得老闆的信任。”
      因為工作流程上的事務有標準可循，所以取得老闆信任，更多體現於一些貼身小事的處理上。“老闆不會親口告訴你‘我喜歡什麼’，很多時候要你用心地去想、去琢磨，雖然是小事情，但一次兩次辦不好，老闆就會漸漸喪失對你的耐心和信任。”薛娜笑說，比如小到訂機票、安排行程，這些大家覺得是再簡單不過的事情，卻處處需要悟性和技巧。
      “因為每個老闆都有自己的‘口味’，他喜歡乘哪個時段、哪個航空公司的飛機，在飛機上喜歡坐哪個位子（靠視窗還是靠走廊，頭等艙還是經濟艙），喜歡住哪家賓館（全球連鎖的還是有地方特色的）、哪個樓層（吸煙還是不吸煙的）、什麼樣標準的房間等等，這一切身為秘書都必須瞭若指掌，替老闆安排到位。”薛娜說這些事情往往要靠平日對老闆的觀察來積累，遇到特別而緊急的事情，還需要發揮直覺和應變能力。薛娜舉例：如果老闆正在開一個重要會議，忽然外面來了一個緊急電話。一般重要會議時是不能接電話的。這時你就得判斷，是不是把電話轉給老闆。如果你公事公辦，把電話推了，老闆可能會訓斥你，因為或許他整個上午都在等這個電話。薛娜說：“通常我在彙報前會憑直覺拿出腹案供老闆挑選和決策，養成急老闆所急、想老闆所想的習慣。”
     

      “一號男秘”兼多職
      今年26歲的陳智，是一家大型國企的“一號男秘”。三年前，他從某名校金融專業畢業後進入這家正在進行改制的大型國企，並在幾十名新人中脫穎而出，參加完入職培訓後，直接進入總裁辦公室秘書組。“秘書組共有5個人，其他四位都是身兼行政職務的資深人士，我感到幸運的同時也感受到巨大的壓力。”於是一周後，陳智向董事長遞交了一份輪崗報告，提出了要到集團重要分公司和重要部門的基層崗位去輪崗三個月，以熟悉集團業務後更好地協助工作，得到批准後，陳智扛著鋪蓋卷開始“駐紮”在各個辦公室。
      “全面熟悉集團業務並與各核心部門負責人接觸後，再回到秘書崗位，我就不再是個只能端茶倒水、跑腿打雜的小秘書了，而成為能夠替老闆寫各種報告、準備資料，陪同他外出視察和談判的有技術含量的‘一號男秘’了！”陳智笑調侃說，集團聘用他做男秘書絕對是物超所值，不止是偶爾做做搬運、外出幫老闆開車擋酒，不僅能幫老闆寫講話稿和各種報告，還能替老闆去上各種培訓課程和幫忙查資料撰寫EMBA論文。
      此外，陳智還對各種辦公用品及家用電器無師自通，曾經修好過辦公室的空調、調試好會議室的投影儀以及幫老闆免費維護電腦，性價比一流。
如今老闆進進出出都要帶陳智，陳智也逐漸感受到自己是工作在老闆身邊最親近的人，甚至經常幫老闆處理電子郵件和批復，最近一次老闆出國考察還讓他陪同做生活秘書兼隨行翻譯。“外人看來都覺得我前途無量，但我個人卻前所未有地如履薄冰。”而作為一秘，責任越大權力也就越大，他表面上處於“一人之下”的地位，但實際上和公司其他員工是平等的，因此陳智時刻提醒自己要保持一顆平常心，時刻保持親和力。

      好秘書好“多怕”
      今年25歲的亞亞，年紀不大，卻先後換了3份工作了，“我是大專學歷，所以通常在一些中小規模的民企裏做文秘工作，事務非常繁雜，時常還要負責一些額外事務，比如接單、記賬、採購等工作。”
      “有人這樣調侃總結了女秘書的職業危險：第一，下雪天穿裙子凍死；第二，被異性老闆騷擾氣死；第三，被當保姆使喚累死；最後，陪客戶喝酒過量醉死……”看到網上這段描述時，亞亞笑道：“沒這麼誇張，至少我從沒陪過客戶喝酒。”說到職業的無奈，她倒確實有自己的一些“害怕”。
      一怕老闆不信任。亞亞的第一任老闆就非常多疑，總是懷疑部下偷懶，懷疑她假公濟私。有一次亞亞代發員工福利，結果領取時少了司機一份，亞亞先將自己那份轉讓給司機，隨後再給老闆說明情況想補領一份，“老闆卻懷疑我是想多貪污一份……話說得很難聽，氣得我辭了工。”
      二怕老闆不“懂行”。亞亞的另一個老闆文化水準不高，自尊心卻非常強，老闆給了她一份講稿提綱讓她列印，她好心地將講稿裏的錯別字改正過來，結果老闆開會時反而不會唸了，回來劈頭蓋臉地把她狠狠罵了一頓。
      三怕老闆派急活。亞亞曾遇到“工作狂”老闆，要求她24小時保持聯絡，還不時突發奇想給她派工作，根本不管她是在休息還是在生病。
      四怕陷入公司內部爭鬥。而令亞亞最怕的是在家族企業裏做秘書，有人花錢買通她做老闆的“線人”，她不從，人家就譭謗她，讓她飯碗難保。