• 字體:

小秘書大舞台
( 2009-07-23 )



作為秘書,還要時刻保持充沛的精力。圖為一健身俱樂部內,白領學員在集體練習動感單車項目。新華社

現代企業的秘書人才,不僅要具備基本的職業道德、社交禮儀、各類公文寫作、掌握一門外語,還要瞭解有關公司法、合同法的法律法規,熟悉經濟管理、理解企業文化,有的甚至要具備駕車、跳舞、精通老闆喜愛的體育項目等各種特有素質。由於一個合格的秘書對企業來說如此重要,秘書的功能正在從原先的被動聽令,向現在的“主動執行人”轉變。

      4月27日,Sabrina一早上班時就向老闆提醒了當日的行程,“上午見客戶,下午開董事會,晚上——我帶你去參加晚宴!”聰明的老闆抬頭看了一下日曆,隨即開心地點點頭“Sabrina,午餐我請客,秘書節快樂!”
      在廣州市科爾海悅酒店舉辦的商務酒會上,Sabrina和各大公司的數十位秘書帶著家人和老闆一同歡歌笑語、縱情歌舞,在釋放了一年工作中的緊張和辛苦的同時,將身為秘書的自信和自豪漂亮地寫在臉上。“這是我們第二年正式以商務酒會的形式慶祝國際秘書節,其實這個節日早在1950年代就已經成型。”科爾海悅酒店副總經理黃偉基透露,時至今日,世界上很多地方都慶祝“秘書節”,而在中國,從外企開始,秘書節開始逐漸風行於各大企業,而星級酒店由於與秘書們平日業務聯繫密切,因此對這一節日分外重視、視為傳統。
      黃偉基介紹道,一些酒店會給合作伙伴的秘書贈送花籃、水果和小禮物,而他們從去年開始,決議採取“讓秘書帶老闆來晚宴”的方式,用輕鬆和諧的氛圍和暢快的溝通,對秘書的工作進行獎勵。
      “優秀的秘書通常是老闆最好的工作夥伴:不僅要求秘書擁有熟練的專業技能,而且一定要踏實肯幹,全面負責公司的各項業務。我個人還要求秘書具備‘三心’,即:細心、貼心和耐心。”黃偉基介紹道,這或許就是為什麼沒有‘國際CEO’節,卻有‘國際秘書節’最主要的原因吧!”
      據《廣州日報》報道,“經理人好找,秘書難求,在中國找一個有10年從業經驗的秘書實在太難了!”不少人力資源主管都這樣感歎,如今秘書的功能也發生了變化,從原先的被動聽令,向現在的“主動執行人”轉變。從能力上來說,秘書逐漸細分為不同層級,最高層級的有董事會秘書,相當於高級經理人的職位。

      打響信任“頭一炮”
      今年28歲的薛娜工作6年,混跡於秘書行列4年。薛娜年紀不大,舉手投足卻透著十成的穩重,雖然如今每天上上下下連軸轉的忙活,辛苦難免,但她沒有絲毫抱怨,“最難的是剛開始做時,要憑借你的悟性取得老闆的信任。”
      因為工作流程上的事務有標準可循,所以取得老闆信任,更多體現於一些貼身小事的處理上。“老闆不會親口告訴你‘我喜歡什麼’,很多時候要你用心地去想、去琢磨,雖然是小事情,但一次兩次辦不好,老闆就會漸漸喪失對你的耐心和信任。”薛娜笑說,比如小到訂機票、安排行程,這些大家覺得是再簡單不過的事情,卻處處需要悟性和技巧。
      “因為每個老闆都有自己的‘口味’,他喜歡乘哪個時段、哪個航空公司的飛機,在飛機上喜歡坐哪個位子(靠視窗還是靠走廊,頭等艙還是經濟艙),喜歡住哪家賓館(全球連鎖的還是有地方特色的)、哪個樓層(吸煙還是不吸煙的)、什麼樣標準的房間等等,這一切身為秘書都必須瞭若指掌,替老闆安排到位。”薛娜說這些事情往往要靠平日對老闆的觀察來積累,遇到特別而緊急的事情,還需要發揮直覺和應變能力。薛娜舉例:如果老闆正在開一個重要會議,忽然外面來了一個緊急電話。一般重要會議時是不能接電話的。這時你就得判斷,是不是把電話轉給老闆。如果你公事公辦,把電話推了,老闆可能會訓斥你,因為或許他整個上午都在等這個電話。薛娜說:“通常我在彙報前會憑直覺拿出腹案供老闆挑選和決策,養成急老闆所急、想老闆所想的習慣。”
     

      “一號男秘”兼多職
      今年26歲的陳智,是一家大型國企的“一號男秘”。三年前,他從某名校金融專業畢業後進入這家正在進行改制的大型國企,並在幾十名新人中脫穎而出,參加完入職培訓後,直接進入總裁辦公室秘書組。“秘書組共有5個人,其他四位都是身兼行政職務的資深人士,我感到幸運的同時也感受到巨大的壓力。”於是一周後,陳智向董事長遞交了一份輪崗報告,提出了要到集團重要分公司和重要部門的基層崗位去輪崗三個月,以熟悉集團業務後更好地協助工作,得到批准後,陳智扛著鋪蓋卷開始“駐紮”在各個辦公室。
      “全面熟悉集團業務並與各核心部門負責人接觸後,再回到秘書崗位,我就不再是個只能端茶倒水、跑腿打雜的小秘書了,而成為能夠替老闆寫各種報告、準備資料,陪同他外出視察和談判的有技術含量的‘一號男秘’了!”陳智笑調侃說,集團聘用他做男秘書絕對是物超所值,不止是偶爾做做搬運、外出幫老闆開車擋酒,不僅能幫老闆寫講話稿和各種報告,還能替老闆去上各種培訓課程和幫忙查資料撰寫EMBA論文。
      此外,陳智還對各種辦公用品及家用電器無師自通,曾經修好過辦公室的空調、調試好會議室的投影儀以及幫老闆免費維護電腦,性價比一流。
如今老闆進進出出都要帶陳智,陳智也逐漸感受到自己是工作在老闆身邊最親近的人,甚至經常幫老闆處理電子郵件和批復,最近一次老闆出國考察還讓他陪同做生活秘書兼隨行翻譯。“外人看來都覺得我前途無量,但我個人卻前所未有地如履薄冰。”而作為一秘,責任越大權力也就越大,他表面上處於“一人之下”的地位,但實際上和公司其他員工是平等的,因此陳智時刻提醒自己要保持一顆平常心,時刻保持親和力。

      好秘書好“多怕”
      今年25歲的亞亞,年紀不大,卻先後換了3份工作了,“我是大專學歷,所以通常在一些中小規模的民企裏做文秘工作,事務非常繁雜,時常還要負責一些額外事務,比如接單、記賬、採購等工作。”
      “有人這樣調侃總結了女秘書的職業危險:第一,下雪天穿裙子凍死;第二,被異性老闆騷擾氣死;第三,被當保姆使喚累死;最後,陪客戶喝酒過量醉死……”看到網上這段描述時,亞亞笑道:“沒這麼誇張,至少我從沒陪過客戶喝酒。”說到職業的無奈,她倒確實有自己的一些“害怕”。
      一怕老闆不信任。亞亞的第一任老闆就非常多疑,總是懷疑部下偷懶,懷疑她假公濟私。有一次亞亞代發員工福利,結果領取時少了司機一份,亞亞先將自己那份轉讓給司機,隨後再給老闆說明情況想補領一份,“老闆卻懷疑我是想多貪污一份……話說得很難聽,氣得我辭了工。”
      二怕老闆不“懂行”。亞亞的另一個老闆文化水準不高,自尊心卻非常強,老闆給了她一份講稿提綱讓她列印,她好心地將講稿裏的錯別字改正過來,結果老闆開會時反而不會唸了,回來劈頭蓋臉地把她狠狠罵了一頓。
      三怕老闆派急活。亞亞曾遇到“工作狂”老闆,要求她24小時保持聯絡,還不時突發奇想給她派工作,根本不管她是在休息還是在生病。
      四怕陷入公司內部爭鬥。而令亞亞最怕的是在家族企業裏做秘書,有人花錢買通她做老闆的“線人”,她不從,人家就譭謗她,讓她飯碗難保。